Tìm hiểu về các chức năng trên thanh công cụ Excel đầy đủ, chi tiết nhất

Giới thiệu chung về Excel

Excel hay Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office. Phần mềm này giúp ghi lại, trình bày và xử lý các thông tin dưới dạng bảng và thực hiện tính toán, xây dựng các số liệu thống kê bằng các chức năng trên thanh công cụ Excel.

Excel tương tự với nhiều chương trình bảng tính khác được tạo bởi các dòng và cột. Tuy nhiên, Excel có giao diện thân thiện và nhiều tính năng ưu việt hơn. Cho đến hiện nay thì đã có rất nhiều phiên bản Excel ra đời và càng về sau lại càng có nhiều tính năng, công cụ phát triển.

Thanh công cụ Excel là gì? Có tác dụng gì?    

Thanh công cụ Excel hay còn được gọi là thanh Ribbon. Trên giao diện Excel thì thanh công cụ là dải biểu tượng nằm ngang, phía bên của bảng tính. 

Thanh công cụ này sẽ bao gồm nhiều nút lệnh khác nhau như Home, Insert, Page Layout,… Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, người dùng sẽ lựa chọn những nút lệnh phù hợp. 

Thanh công cụ trong Excel được làm mới cho các phiên bản từ năm 2007 trở đi. Nó thay thế cho thanh công cụ rườm rà, phức tạp ở các phiên bản 2003 trở về trước. Sự thay đổi này giúp người dùng rút ngắn, đơn giản hóa được các thao tác hay quá trình tìm kiếm nút lệnh. 

Các chức năng trên thanh công cụ Excel

Hiện nay, Excel được sử dụng vô cùng phổ biến đặc biệt là với người dùng làm việc văn phòng hay phải quản lý nhiều dữ liệu. Phần mềm này cung cấp rất nhiều chức năng khác nhau để đáp ứng nhu cầu người dùng. Dưới đây là các chức năng trên thanh công cụ Excel,  mời các bạn tham khảo!

Thẻ File

Thẻ file là nơi làm việc chính của các đối tượng Workbook như đóng, mở mới, lưu trữ file…Ngoài ra bạn có thể chỉnh các tùy chọn, cài đặt Excel như hiển thị, ngôn ngữ, định dạng…ở thẻ file này. 

Thẻ Home

Thẻ Home gần như là mặc định, mỗi khi mở 1 file Excel thì nó đều xuất hiện đầu tiên. Và hầu hết các công cụ chúng ta thường xuyên sử dụng đều nằm ở thẻ Home này. Nó có 7 nhóm công cụ chính là:

• Clipboard: dùng cho văn bản hoặc bảng tính, cho phép bạn sao chép và dán nội dung. 

• Font: Phần này chứa những công cụ giúp bạn chỉnh sửa văn bản chữ bao gồm phóng to, thu nhỏ, kiểu font, in đậm, in nghiêng, tô màu,... Ngoài ra, phần này còn bao gồm các cài đặt liên quan đến đường viền (Borders).

• Alignment: hay còn có nghĩa là “căn chỉnh”. Công cụ này cho phép bạn điều chỉnh vị trí của văn bản hoặc các phần tử trong một ô trong bảng tính. Căn chỉnh được sử dụng để tổ chức và bố trí nội dung một cách thẩm mỹ và dễ đọc.

• Number: Number (số) là một tùy chọn trong các ứng dụng bảng tính để định dạng các ô làm việc với dữ liệu số. Nó cũng cung cấp các tùy chọn để làm tròn số, thêm dấu phẩy hoặc sửa đổi định dạng của ô.

• Styles: Styles (kiểu) là tập hợp các câu lệnh định dạng được áp dụng cho văn bản, ô hoặc phần tử trong các ứng dụng văn bản hoặc bảng tính. Các định dạng có thể là font chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh,...

• Cells: Cho phép bạn thực hiện những thao tác liên quan đến hàng, cột như thêm, xóa, định dạng,...

• Editing: Editing hay chỉnh sửa cho phép bạn tương tác với nội dung hiện có và thay đổi nó theo ý muốn. Các tác vụ có thể kể đến như sử dụng hàm nhanh, công cụ tự điền nội dung, công cụ xóa, công cụ lọc, công cụ tìm và thay thế,... 

Thẻ Insert

Thẻ Insert cho phép người dùng thêm, chèn các nội dung, đối tượng vào bảng Excel. Khi nhấn vào thẻ Insert bạn sẽ thấy có rất nhiều các nút lệnh tương ứng với các đối tượng hiện ra. Và dựa theo nhu cầu sử dụng mà bạn chọn loại phù hợp. Bạn có thể chọn bảng, biểu đồ, hình khối, ký hiệu…

Thẻ Page Layout

Thẻ Page Layout là một tập hợp của nhiều nhóm công cụ khác nhau dành cho việc chỉnh sửa, định dạng lại trang. Các nhóm công cụ trên thẻ Page Layout: 

• Nhóm công cụ Themes: cho phép thiết lập màu sắc, font chữ, hiệu ứng trên trang Excel. 

• Nhóm công cụ Page Setup: có các công cụ để chỉnh sửa trang giấy như căn lề, chọn chiều, kích thước, chọn vùng in, ngắt trang,...

• Nhóm công cụ Scale to Fit: giúp căn chỉnh nội dung in sao cho vừa khớp với trang giấy. 

• Nhóm công cụ Sheet Options: có 2 phần là Gridlines điều chỉnh ẩn, hiện các đường kẻ mở của các dòng, cột. Còn Headings chọn ẩn, hiện số thứ tự các dòng và tên của các cột. 

• Nhóm công cụ Arrange: giúp căn chỉnh hoặc sắp xếp các đối tượng được thêm vào bảng Excel. 

Thẻ Formula

Đây là một thẻ chứa các lệnh liên quan đến các hàm, công thức mà chúng ta có thể sử dụng trên bảng Excel. Trên thẻ này sẽ có nhiều nhóm công cụ với các ý nghĩa riêng: 

• Nhóm công cụ Function Library: quản lý rất nhiều các hàm, công thức thường xuyên sử dụng trên Excel. 

• Nhóm công cụ Defined Name: liên quan đến tên của các vùng dữ liệu sử dụng vào các công thức tính toán. 

• Nhóm công cụ Formula Auditing: thực hiện kiểm tra quá trình tính toán, phân tích thành phần và kết quả tính toán của hàm. 

• Nhóm công cụ Calculation: cho phép lựa chọn chế độ tính toán trong Excel. 

Thẻ Data

Đây là thẻ chứa các công cụ liên quan đến thay đổi cấu trúc, quản lý dữ liệu. Trên thẻ này có rất nhiều nhóm với các chức năng riêng: 

• Nhóm Get External Data: kết hợp dữ liệu từ các tệp Excel khác hoặc từ nguồn bên ngoài vào bảng đang có. 

• Nhóm công cụ Get & Transform: cho phép người dùng lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, thực hiện thay đổi và tải dữ liệu lên bảng Excel đang làm việc. 

• Nhóm công cụ Sort & Filter: có chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu theo yêu cầu của người dùng. Công cụ này rất quan trọng khi phải quản lý nhiều loại, trường dữ liệu khác nhau.

• Nhóm công cụ Data Tools: cho phép người dùng quản lý, xử lý dữ liệu tốt hơn. 

• Nhóm công cụ Forecast: giúp phân tích, dự đoán xu hướng của dữ liệu trong bảng. 

• Nhóm công cụ Outline: cho phép gộp, bỏ gộp các nhóm dữ liệu rất quan trọng cho các bảng dữ liệu lớn. 

Thẻ Review

Thẻ Review có chức năng chính là giúp người dùng xem, đánh giá lại 1 file Excel. Tuy nhiên, nó còn cung cấp rất nhiều các công cụ khác như: Language (dịch ngôn ngữ), Comments, Changes (thêm mật khẩu, chia sẻ…)

Thẻ View

Thẻ View có nhiều công cụ giúp thiết lập các chế độ hiển thị khi làm việc trên file Excel. Các công cụ trên thẻ có Workbook Views, Zoom, Window, Macros. 

Thẻ Developer

Không giống các thẻ khác, Developer hay thẻ công cụ cho nhà phát triển không có sẵn trên thanh công cụ mà người dùng phải tùy biến để nó xuất hiện. Thẻ công cụ này không được sử dụng thường xuyên, chủ yếu dành cho những bạn muốn tìm hiểu về Macro, VBA (các vấn đề liên quan đến code).

Một vài thao tác với thanh công cụ trong Excel

Thanh công cụ trên Excel là gần như không thay đổi. Tuy nhiên, vẫn có một số thao tác mà bạn có thể thực hiện.

Cách cố định thanh công cụ trong Excel

Trong quá trình sử dụng Excel sẽ có đôi lúc chúng ta cần thực hiện cố định thanh công cụ. Có 2 cách ghim thanh công cụ trong Excel mà bạn có thể sử dụng để thực hiện

Cách 1: Nhấn chuột phải vào 1 thẻ bất kỳ trên thanh công cụ và chọn Collapse the Ribbon

Cách 2: Sử dụng nút pin (mũi tên đi lên) ở góc của thanh công cụ. 

Cách kéo thanh công cụ trong Excel

Thủ Thuật Số đã nhận được rất nhiều câu hỏi của người dùng về cách kéo thanh công cụ trong Excel để thuận tiện cho việc sử dụng. Tuy nhiên, theo như chúng tôi tìm hiểu thì hiện tại Excel chưa có hỗ trợ thao tác này trên bất kỳ phiên bản nào. 

Cách phóng to, thu nhỏ thanh công cụ trong Excel

Như đã nói, trên thanh công cụ của Excel có rất nhiều các thẻ, mỗi thẻ chứa rất nhiều những biểu tượng công cụ khác nhau. Đôi khi thanh công cụ này có thể sẽ làm phiền bạn và bạn sẽ muốn thu nhỏ (hoặc phóng to) chúng. Tuy nhiên, dù là phiên bản Excel mới nhất hiện nay vẫn chưa có cách phóng to hay thu nhỏ thanh công cụ trong Excel. 

Kết luận    

Trên đây là bài viết tổng hợp ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ Excel của Thủ Thuật Số. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể hiểu, sử dụng được các chức năng trên thanh công cụ Excel một cách hiệu quả nhất.