Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện cực đơn giản

Cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel

Đánh số thứ tự không liên tục trong Excel khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Click chọn cột cần đánh số thứ tự - Click Ctrl + G > Click Special.

Bước 2: Chọn Blanks > OK

Bước 3: Nhập =N(A2) + 1. Lưu ý: A2 chính là ô bên trên ô mà bạn bắt đầu nhập số thứ tự.

Bước 4: Click Ctrl + Enter. Kết quả thu về của bạn sẽ như sau:

Thông qua 4 bước cơ bản trên bạn đã có thể nắm được cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel. Về cơ bản thì nó khá đơn giản bất cứ ai cũng có thể làm đúng ngay từ lần đầu tiên.

Cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện bằng hàm IF

Sử dụng hàm IF là Cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện được nhiều người áp dụng nhất do sự linh hoạt của hàm có thể áp dụng trong nhiều trường hợp. Trước hết chúng ta hãy cùng tìm hiểu về hàm IF và cách hàm IF hoạt động thông qua công thức của hàm dưới đây:

= IF(logical_test;[value_if_true];[value_if_false])

Trong đó: 

• logical_test: Là điều kiện của hàm IF.

• value_if_true: Là giá trị trả về nếu điều kiện là đúng của hàm IF.

• value_if_false: Là giá trị trả về nếu điều kiện là sai của hàm IF.

Bạn cũng cần lưu ý rằng phụ thuộc vào từng phiên bản khác nhau của Excel mà đổi dấu chấm phẩy (;) thành dấu phẩy (,) để hàm có thể thực hiện.

Dựa vào công thức trên bạn có thể áp dụng hàm IF với các hàm số đếm khác như COUNTA hoặc SUBTOTAL để có thể đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện bất kỳ. Cùng Thủ Thuật Số tìm hiểu chi tiết nhé!

Sử dụng hàm IF và hàm COUNTA

Để có thể kết hợp hàm IF với hàm COUNTA thì giá trị value_if_false sẽ là hàm COUNTA(ref1;ref2,...)  trong đó ref1;ref2,... chính là các vùng dữ liệu.

Sau khi kết hợp ta có hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel như sau:

= IF(logical_test;[value_if_true];COUNTA(ref1;ref2,...))

Ví dụ, bạn muốn đánh số thứ tự các ô có giá trị thì bạn làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Bạn tiến hành mở file Excel bình thường và chọn phần dữ liệu muốn đánh số thứ tự có điều kiện. Chọn vị trí ô muốn đánh số thứ tự đầu tiên, nhập hàm theo cú pháp bên trên.

Chẳng hạn, ta chọn ta chọn B4 làm ô số thứ tự đầu thì có hàm như sau: 

=IF(B4="";" ";COUNTA($B$4:B4))

Trong hàm COUNTA, thì $B$4:B4 là vùng chứa số thứ tự của hàm.

Trong đó: 

• B4= là các điều kiện của hàm IF.

• Nếu B4 rỗng (tức  "";" ") thì kết quả hàm IF sẽ trả về rỗng.

• Nếu B4 không rỗng thì kết quả trả về sẽ là hàm COUNTA để đếm số thứ tự.

Bước 2: Tiếp theo bạn chỉ cần đặt chuột tạo ô nhập hàm rồi kéo thả xuống các ô bên dưới. Kế quả bạn nhận được sẽ như ảnh sau:

Sử dụng hàm IF và hàm SUBTOTAL

Một cách đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel khác bạn có thể áp dụng là kết hợp hàm IF và hàm SUBTOTAL. Ta có công thức tương tự:

= IF(logical_test;[value_if_true];SUBTOTAL(function_num; ref1,...))

Trong đó: 

• function_num là 3 sẽ tương đương hàm COUNTA

• ref1,… là vùng dữ liệu được chọn.

Tương tự như bên trên, ta có ví dụ sau:

Bước 1: Tiến hành mở file Excel

Bước 2: Nhập hàm: =IF(B4="";" ";SUBTOTAL(3;$B$4:B4)) 

Trong đó:

• B4= là các điều kiện của hàm IF.

• Nếu B4 rỗng (tức  "";" ") hàm IF sẽ trả kết quả rỗng.

• Nếu B4 không rỗng thì kết quả trả về của hàm SUBTOTAL để đánh số.

Tại SUBTOTAL thì $B$4:B4 là vùng dữ liệu quy định của hàm.

Bước 3: Bạn kéo hàm xuống dưới thì cũng sẽ trả về kết quả tương tự như cách trên.

Đánh số thứ tự thỏa mãn điều kiện bất kỳ bằng hàm IF

Bên cạnh việc sử dụng kết hợp hàm IF với hàm COUNTA và hàm IF với hàm SUBTOTAL thì ta có thể sử dụng một công thức khác giúp đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel. Công thức như sau:  

=IF(”Điều kiện”, B2+1, B2)

Trong đó:

• Điều kiện là điều kiện mà bạn muốn đếm số

• Với cột B là cột bạn muốn đánh số, ta có B2 + 1 là giá trị nếu thỏa mãn điều kiện, B2 là giá trị nếu không thỏa mãn điều kiện.

Cùng làm một ví dụ nho nhỏ, bạn muốn đánh số thứ tự của các số chẵn trong một dãy các dữ liệu, bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đánh số 1 vào giá trị số chẵn đầu tiên trong chuỗi dữ liệu (tại ví dụ dưới đây là ô B2)

Bước 2: Áp dụng công thức =IF(MOD(A2,2)=0, B1+1, B1) từ ô B3 đến ô B11. Trong đó MOD(A2,2)=0 là điều kiện số cần đếm là số chẵn. Ta thu được kết quả như sau:

Hàm đánh số thứ tự có điều kiện trong Excel này trông có vẻ đơn giản hơn 2 hàm bên trên nhưng có một số nhược điểm bạn cần lưu ý như sau:

• Trước hết, bạn cần phải tìm ra được giá trị thỏa mãn điều kiện đầu tiên thì mới có thể áp dụng công thức hàng loạt. Nếu số liệu bạn quá dài và phức tạp thì việc tìm ra số liệu muốn đánh đầu tiên có thể sẽ rất tốn thời gian.

• Thứ hai, hàm này thích hợp dùng để đếm số thứ tự hơn là đánh số thứ tự bởi công thức này vẫn sẽ đếm những hàm không thỏa mãn giá trị thay vì để trống (như ví dụ bên trên). Điều này có thể làm rối mắt và ảnh hưởng đến thẩm mỹ.

Kết luận

Như vậy, có nhiều cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện bạn có thể áp dụng để việc quản lý của mình dễ dàng và nhanh chóng hơn. Thủ Thuật Số hy vọng những chia sẻ của mình hữu ích với bạn đọc và giúp cho quá trình sử dụng Excel của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.