Hướng dẫn 2 cách đánh số thứ tự trong Excel khi filter

Lý do cần biết cách đánh số thứ tự sau khi filter trong Excel

Trước khi tìm hiểu cách đánh số thứ tự trong Excel khi filter, bạn cần biết lý do vì sao nên đánh số thứ tự trong filter. Mặc dù Autofilter là tính năng lọc dữ liệu thường xuyên được sử dụng, tuy nhiên nó vẫn có một số nhược điểm nhất định.

Bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu Filter:

Khi sử dụng Autofilter để lọc ra thông tin của các bạn tên Long, sẽ xuất hiện bảng sau:

Có thể thấy sau khi thực hiện bộ lọc, số thứ tự vẫn được giữ nguyên. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc đọc dữ liệu vì không thể thực hiện đúng vai trò thứ tự của các nội dung phát sinh. Lúc này bạn có thể sử dụng cách đánh số thứ tự trong Excel khi filter để đánh số thứ tự trong cột.

Cách đánh số thứ tự trong Excel sau khi lọc dữ liệu

Hiện tại có 2 cách đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu thông dụng, đó là dùng Subtotal và hàm Max. Sau đây, thủ thuật số sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel dễ thực hiện.

Sử dụng hàm Subtotal

Sử dụng hàm Subtotal là cách đánh số thứ tự trong Excel sau khi filter thông dụng. Hàm Subtotal được dùng để hỗ trợ việc đếm, khi đó vùng được chọn phải là vùng có nội dung. 

Hàm Subtotal được dùng làm hàm tổng hợp cho một tập hợp các dữ liệu trong phạm vi nhất định. Hàm này thường loại bỏ các giá trị ẩn trong quá trình tính toán. Điều này đồng nghĩa với việc nếu như bạn ẩn một số dòng dữ liệu, hàm Subtotal sẽ không tính vào kết quả.

Công thức như sau: =SUBTOTAL(Function_num, ref1, [ref2]…)

Trong đó:

• Function_num (bắt buộc): Dùng để chỉ thuật toán như đếm số, tính trung bình,... trong trường hợp này Function_num sẽ là 3 tương ứng với hàm đếm (COUNTA).

• ref1 (bắt buộc): Vùng tham chiếu thứ nhất

• ref2 (không bắt buộc): Vùng tham chiếu thứ hai hoặc nhiều hơn

Ví dụ như: Tại cột G sẽ là tên nhân viên, bắt đầu từ dòng thứ 2, ta có vùng tham chiếu 1 là G2. 

Số thứ tự tại dòng 2: "=COUNTA(G2:G2)"

Số thứ tự tại dòng 3: ''=COUNTA(G2:G3)''

Số thứ tự tại dòng 4: ''=COUNTA(G2:G4)''

Kết hợp với công thức tên, ta có cách đánh số thứ tự trong Excel khi ẩn dòng được tính từ G2 như sau: =SUBTOTAL(3,$G$2:G2). Dấu $ cho thấy đã cố định G2. Lúc này bạn chỉ cần dùng chuột trái kéo dọc xuống sẽ ra số thứ tự.

Sử dụng hàm Max

Bên cạnh phương pháp sử dụng hàm Subtotal, bạn có thể dùng hàm max để đánh số thứ tự. Nghe có vẻ lạ đời đúng không? Nhưng đây là một cách tương đối phổ biến mà bên nước ngoài áp dụng. Hãy cùng xem cách nó hoạt động thế nào nhé! 

Cách đánh số thứ tự khi bị ẩn dòng bằng hàm max như sau:

Bước 1: Sau khi filter dữ liệu mong muốn bạn sẽ thu được STT lộn xộn giống như ở ví dụ dưới.

Bước 2: Đánh số 1 vào ô bạn muốn bắt đầu điền số thứ tự. Bạn có thể đè lên các STT cũ - trong ví dụ ở đây sẽ là ô A2, tuy nhiên mình sẽ đánh từ ô C1 để các bạn dễ so sánh.

Bước 3: Áp dụng công thức sau vào ô C2: =MAX($B$2:C5)+1

Trong đó: 

• $B$2:C5 là phạm vi để tìm giá trị lớn nhất

• +1 là để cộng giá trị lớn nhất trong phạm vi đó với một.

Bạn đã hiểu công thức rồi chứ? Nó chính là việc tìm giá trị MAX lớn nhất phía trước cộng với 1, đó là lý do tại sau mình cần đánh số 1 tại ô C2 ở bước thứ 2. Và rồi chỉ chỉ việc áp dụng công thức để nó cộng giá trị liền trước với 1 và ta có được những số thứ tự liên tiếp nhau.

Bước 4: Áp dụng công thức cho những ô bên dưới, ta sẽ được kết quả như sau

Chúc các bạn thành công!

Kết luận

Bài viết trên đã hướng dẫn cho bạn cách đánh số thứ tự trong Excel khi filter. Nếu như bạn muốn biết thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích khác thì hãy ghé Thủ Thuật Số thường xuyên nhé!