Bật mí cách đánh số thứ tự trong excel khi gộp ô đơn giản chỉ với vài thao tác

Tại sao phải biết cách đánh số thứ tự trong Excel khi gộp ô?

Tại sao việc biết cách đánh số thứ tự trong Excel khi gộp ô lại quan trọng? Chắc hẳn bạn đã nghe nhiều lời khuyên về việc tránh gộp ô quá nhiều trong Excel, đặc biệt khi bạn làm việc với dữ liệu lớn. Một trong những lý do đó là khi vùng dữ liệu được gộp ô thì việc đánh số thứ tự cho các hàng thường trở nên phức tạp. 

Như bạn đã biết thì cách đơn giản nhất là gõ số thứ tự  vào các ô đầu tiên, sau đó sao chép và kéo chuột để điền dưới (hay sử dụng Autofill). Nhưng nếu trong vùng dữ liệu có ô đã được gộp, bạn sẽ gặp lỗi và không thể sử dụng cách này. Đó là lý do tại sao các bạn cần biết cách đánh số thứ tự trong Excel khi gộp ô.

Cách đánh số thứ tự trong Excel khi có Merge được chúng tôi sắp giới thiệu sau đây sẽ sử dụng hàm COUNTA và code VBA. Về cơ bản nó là một câu lệnh giúp bạn đánh số ô ở dưới bằng giá trị ô phía trên cộng thêm 1. Cùng theo dõi các bước thực hiện chi tiết nhé!

Cách đánh số thứ tự trong Excel sau khi gộp ô bằng hàm COUNTA

Để đánh số thứ tự trong Excel khi có ô gộp, bạn có thể thực hiện các bước dưới đây:  

Bước 1: Bước đầu tiên trong cách đánh số thứ tự trong Excel khi gộp ô đó là chọn vùng mà bạn muốn đánh số.

Bước 2: Để tự động đánh số thứ tự, nhập hàm =Counta(Chọn ô dữ liệu bên cạnh) - cần cố định giá trị đầu vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự. Trong ví dụ bên dưới hàm có công thức như sau: =Counta($F$5:F5).

Bước 3: Nhấn Ctrl + Enter để câu lệnh được điền vào những ô còn lại của vùng. Vậy là bạn đã có được kết quả như mong muốn rồi!

Chỉ với vài cách đơn giản trên bạn đã nhanh chóng có thể đánh số thứ tự đơn giản, cùng thực hiện ngay nào để thấy hiệu quả nhé!

Cách đánh số thứ tự khi gộp ô trong Excel bằng VBA

Nếu bạn gặp khó khăn với cách cách đánh số thứ tự trong Excel khi gộp ô bên trên, bạn có thể thử cách 2 bằng sử dụng VBA trong Excel. Dưới đây là hướng dẫn:

Bước 1: Tạo một module mới bằng cách sử dụng phím tắt Alt + F11 > Insert > Module và dán đoạn mã sau:

Giải nghĩa đoạn mã:

• ActiveSheet.Range("B2") = 1: ở đây là gắn giá trị ô B2 thành 1, chúng ta sẽ đếm số thứ tự ở cột B và bắt đầu từ ô B2.

• For i = 3 To Range("C65000").End(3).Row: Dòng này bắt đầu một vòng lặp từ giá trị 3 đến dòng cuối cùng trong cột C chứa dữ liệu. Biểu thức Range("C50000").End(3).Row tìm ô cuối cùng không trống trong cột C (trong ví dụ thì dữ liệu lên đến dòng 50000).

• ActiveSheet.Range("B" & i).Value = Application.Max(Range("B2:B" & i - 1)) + 1: Dòng này gán một giá trị cho ô B(i) trên bảng tính. Giá trị được trong ô được xác định bằng cách tìm giá trị lớn nhất trong khoảng từ ô B2 đến ô B(i-1) và cộng thêm 1 vào nó (từ đó ta có những số thứ tự liên tiếp).

Bước 2: Sau khi có đoạn mã, ta tắt cửa sổ VBA. Sau đó chọn vùng mà chúng ta muốn đánh số (ở trong ví dụ là B2:B15). Trên thanh công cụ lựa chọn View > Macros > View Macros

Bước 3: Khi hộp thoại hiện ra, bạn chọn SubMergeCell > Run.

Cuối cùng bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Kết luận

Trên đây, thủ thuật số đã bật mí cho bạn cách đánh số thứ tự trong Excel khi gộp ô đơn giản, dễ dàng thao tác. Mình hi vọng rằng, với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn áp dụng được thủ thuật này và đem đến hiệu quả trong công việc. Đừng quên theo dõi thêm nhiều thủ thuật Excel khác tại Thủ Thuật Số bạn nhé!