Top 3 cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng nhanh nhanh chóng nhất

Tại sao bạn nên biết cách đánh số thứ tự tự động khi xóa dòng trong Excel?   

Việc biết cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng tự động có thể giúp bạn quản lý bảng tính của mình một cách hiệu quả hơn. Khi làm việc với dữ liệu, đôi khi bạn cần xóa dòng hoặc hàng dữ liệu không còn cần thiết. Tuy nhiên, điều này có thể làm thay đổi cấu trúc của bảng tính và gây ra sự mất mát trong việc theo dõi thứ tự hoặc danh sách. 

Việc sử dụng cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng giúp bạn duy trì tính nguyên vẹn của dữ liệu, đồng thời cung cấp sự tiện lợi khi bạn cần xem lại hoặc thao tác với bảng tính. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc của mình.

Các cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng    

Để giúp bạn đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng nhanh chóng, dưới đây chúng tôi sẽ bật mí 3 cách làm nhanh chóng chỉ với vài cú click chuột cùng tham khảo dưới bài viết nhé:

Sử dụng hàm ROW

Một trong những điều quan trọng cơ bản khi làm việc với dữ liệu trong Excel là có khả năng đánh số thứ tự tự động và dễ dàng điều chỉnh nó khi bạn xóa dòng. Điều này giúp bạn theo dõi dữ liệu một cách hiệu quả và không cần thủ công nhập lại các số thứ tự mỗi khi có thay đổi. Sau đây là hướng dẫn sử dụng hàm ROW đánh số thứ tự trong Excel khi xóa dòng.

Bước 1: Trong bước đầu tiên của cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng bạn cần mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn đánh số thứ tự.

Bước 2: Định vị nơi bạn muốn hiển thị số thứ tự (ví dụ: cột mới bên cạnh dữ liệu hoặc cột bên phải). Bạn cần nhập một hàm vào ô đầu tiên của cột này.

Bước 3: Để đánh số từ hàng thứ hai, nhập hàm sau vào ô đầu tiên của cột số thứ tự: =ROW()-1 (Nếu bạn bắt đầu từ hàng thứ hai, hoặc sử dụng =ROW()-3 nếu bạn bắt đầu từ hàng thứ bốn - quy luật là lấy số hàng bạn bắt đầu trừ đi 1, sau đó dùng hàm ROW() trừ cho số đó).

Bước 4: Nhấn Enter để xác nhận hàm. Bây giờ bạn có số thứ tự trong ô đầu tiên.

Bước 5: Bạn có thể kéo hàm này xuống dưới để tự động đánh số cho các dòng còn lại.

Bước 6: Giờ, nếu bạn muốn xóa một dòng, chỉ cần bấm chuột phải vào số thứ tự ở hàng bạn muốn xóa và chọn "Delete"

Bước 7: Excel sẽ tự động cập nhật lại các số thứ tự cho bạn.

Bằng cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được sắp xếp và đánh số một cách đúng đắn.

Sử dụng hàm If + Subtotal

Hàm IF và hàm SUBTOTAL có thể được kết hợp để đánh số thứ tự không liên tục trong Excel khi bạn sử dụng tính năng Filter để lọc dữ liệu. Cú pháp cho việc này như sau:

=IF(điều_kiện_logic, giá_trị_nếu_đúng, SUBTOTAL(số_hàm, phạm_vi_dữ_liệu))

Ở đây:

• Điều_kiện_logic là điều kiện mà bạn muốn kiểm tra khi lọc số liệu.
• Giá_trị_nếu_đúng là kết quả tra về nếu thỏa mãn điều kiện trên.
• SUBTOTAL(số_hàm, phạm_vi_dữ_liệu) sẽ là kết quả trả về nếu không thỏa mãn điều kiện.
• Số_hàm ở đây sẽ là 3 tương ứng với hàm COUNTA, và phạm_vi_dữ_liệu là phạm vi bạn muốn tính toán.

Ví dụ, bạn có một danh sách tên trong cột A, và bạn muốn đánh số thứ tự cho các tên đó dựa trên việc lọc dữ liệu. Bạn có thể sử dụng 1 trong 2 công thức sau trong cột B để thực hiện việc này:

1, =IF(A2<>"", SUBTOTAL(3, $A$2:A2), "")

Trong đó:

• A2<>"" kiểm tra xem ô trong cột A có giá trị hay không.

• SUBTOTAL(3, $A$2:A2) tính số thứ tự.

2, =IF(B2=""," ",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Ở đây:

• B4 thể hiện điều kiện mà bạn muốn kiểm tra.

• Nếu ô B4 rỗng (tức là ""), công thức sẽ trả về một khoảng trống.

• Nếu B4 không rỗng, công thức sử dụng hàm SUBTOTAL để tính số thứ tự. Phạm vi dữ liệu $B$4:B4 xác định khu vực tính toán số thứ tự.

Dưới đây là ví dụ cụ thể:

Bước 1: Mở tài liệu Excel mà bạn muốn áp dụng số thứ tự có điều kiện.

Bước 2: Trong cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng ở bước này bạn cần tìm  ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự có điều kiện. Trong ví dụ dưới thì công thức cần nhập là:

=If(B4=""," ",SUBTOTAL(3,$B$4:B4)) hoặc =If(B4=""," ",COUNTA($B$4:B4)) hoặc =IF(B4<>"", SUBTOTAL(3, $B$4:B4), "") đều được.

Bước 3: Sao chép công thức này và dán nó vào các ô bên dưới.

Khi bạn áp dụng bộ lọc (Filter) cho dữ liệu trong cột B (hoặc cột chứa điều kiện), cột A sẽ hiển thị số thứ tự có điều kiện tương ứng với các mục được lọc trong cột B.

Sử dụng VBA

Ngoài cách đánh số thứ tự trong excel khi xóa dòng đã được giới thiệu ở trên, bạn cũng có thể áp dụng một phương pháp khác bằng việc sử dụng mã VBA trong Excel để tự động đánh số hàng sau khi chèn hoặc xóa hàng. Dưới đây là hướng dẫn cách thực hiện điều này:

Bước 1: Trong Excel, chuyển đến trang tính mà bạn muốn tự động đánh số thứ tự.

Bước 2: Mở của sổ VBA bằng cách sử dụng phím tắt Alt + F11.

Bước 3: Trong cửa sổ Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng, sao chép và dán đoạn mã sau vào cửa sổ Mô-đun trống:

Bước 4: Lưu lại tiếp đó đóng cửa sổ mã VBA.

Bước 5: Bây giờ, khi bạn điền số 1 vào ô A1, các số thứ tự từ 1 đến 100 sẽ được tự động điền vào cột A. Nếu bạn chèn hoặc xóa các hàng trong phạm vi từ A1 đến A100, số sê-ri sẽ tự động cập nhật lại.

Lưu ý*: Trong đoạn mã trên, bạn cần thay thế "Tên Trang Tính" bằng tên của trang tính cụ thể mà bạn đang sử dụng, và bạn có thể điều chỉnh phạm vi cần đánh số thứ tự bằng cách sửa ws.Range("A1:A100").

Kết luận    

Bài viết trên, Thủ Thuật Số đã hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel khi xóa dòng đơn giản chỉ với thao tác. Mình mong rằng, với những chia sẻ của chúng tôi bạn có thể tự tin chinh phục công cụ Excel này.