Hướng dẫn cách dùng Mailing trong Word đơn giản nhất

Lệnh Mailing trong Word là gì?    

Thẻ Mailing nằm ngay trên thanh công cụ của Word mà chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy. Cách dùng Mailing trong Word rất đơn giản, chỉ cần click vào thẻ là các công cụ trong đó sẽ hiện ra và bạn có thể dễ dàng lựa chọn. 

Khi biết cách sử dụng Mail Merge trong Word người dùng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức lúc viết thư mời, gmail… mà cần gửi cho nhiều người hoặc in nhiều bản khác nhau cùng lúc. Có rất nhiều công cụ có thể sử dụng trong thẻ Mailing như Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results and Finish. Công dụng chính của các thẻ này là để phục vụ việc tạo phong bì, nhãn và trộn thư. 

Chức năng Mailing trong Word    

Các chức năng Mailing trong Word phục vụ rất nhiều cho người dùng cần soạn thảo và gửi thư.  Mỗi thẻ đều có chức năng riêng, để biết cách dùng Mailing trong Word thì bạn cần hiểu chức năng của từng thẻ.

Nhóm công cụ Create có chức năng:

• Envelopes: tạo và in phong bì phục vụ việc gửi tin nhắn và thư. 

• Labels: để tạo và in nhãn

Nhóm công cụ Start Mail Merge có chức năng:

Đây là nhóm công cụ chính, được sử dụng nhiều nhất trong thẻ Mailing. Chức năng Mail Merge trong Word hiểu đơn giản là trộn thư. Đây là tính năng gửi thư cho nhiều người cùng 1 lúc với mà có các chi tiết khác biệt như địa chỉ, lời chào. Ngoài ra, cách dùng Mailing trong Word để tạo phiếu lương, thẻ ID… cùng 1 lúc với các chi tiết khác biệt và in hàng loạt.

• Start Mail Merge: có nhiều tùy chọn để người dùng trộn thư như kiểu thư mời, email, phong thư, thư theo nhãn, thư theo danh mục. 

• Select Recipient: chọn danh sách cũ hoặc lập 1 danh sách mới bao gồm thông tin chi tiết và địa chỉ email của người bạn muốn gửi thư. 

• Edit Recipient list: thay đổi danh sách hoặc sửa đổi thông tin người nhận.

Nhóm công cụ Write & Insert Fields có chức năng:

• Highlight Merge Field: đánh dấu các trường bạn đã chèn vào Word. 

• Address Block: chèn khối địa chỉ của người nhận vào thư. 

• Greeting Line: chèn dòng chào mừng cho người nhân vào thư. 

• Insert Merge Field: cho phép chèn bất kỳ trường nào từ danh sách người nhận vào thư ví dụ như số điện thoại nhà ở, tên công ty…

• Rules: chỉ định các quy tắc nhằm thêm khả năng ra quyết định cho việc trộn thư. 

• Match Fields: để khớp các trường danh sách người nhận như họ và tên. 

• Update Labels: cập nhật tất cả các nhãn được tạo bằng chữ cái. 

Nhóm công cụ Preview Results có chức năng:

• Preview Result: xem trước thư và thay thế các trường hợp nhất bằng dữ liệu thực thế có trong danh sách người nhận.

• Previous/First record: xem trước bản ghi đầu tiên hoặc trước đó trong danh sách người nhận.  

• Next/Last Record: xem trước bản ghi tiếp theo hoặc cuối cùng trong danh sách người nhận. 

• Find Recipient: tìm và xem trước bản ghi cụ thể của 1 hoặc nhiều người nhận trong danh sách.  

• Auto Check Errors: tự động kiểm tra, sửa chữa các lỗi xảy ra khi hoàn tất việc trộn thư. 

Công cụ Finish & Merge có chức năng: in hoặc gửi thư đến tất cả người nhận đã chọn.

Cách dùng Mailing trong Word    

Hướng dẫn Mailing từ Excel sang Word hay giữa các file trong Word đều thực hiện giống nhau, chỉ khác lúc chọn file. Cách dùng Mailing trong Word cụ thể như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị trước khi tiến hành trộn thư

Bạn cần chuẩn bị trước 2 file. Trong đó, 1 file Excel hoặc Word có danh sách người gửi với đầy đủ các thông tin và 1 file Word là mẫu thư hoặc nội dung cần trộn thư.

Bước 2: Chọn file nguồn để bắt đầu trộn 

Đầu tiên, mở file Word chứa nội dung thư rồi chọn Mailings và tại mục Select Recipients, chọn Use an Existing List....Sau đó, chọn file nguồn cần trộn và nhấn Open. 

Với các file Excel thì chọn Sheet cần dùng và nhấn OK. Còn nếu là file Word thì sẽ không phải thực hiện bước này. 

Bước 3: Mở thẻ Mailings rồi chọn Insert Merge Field tiếp đến chọn Field tương ứng  mà bạn cần chèn vào Word là được.

Bước 4: Hiển thị kết quả

Sau khi chèn xong để xem kết quả bạn vào Mailings rồi chọn Preview Results. Kết quả sẽ xuất hiện và bạn có thể sử dụng các công cụ để di chuyển qua lại các dữ liệu. 

Bước 5: Cách dùng Mailing trong Word In hoặc gửi hàng loạt.

Sau khi các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in hoặc gửi hàng loạt ra bằng cách vào chọn Finish và Merge để chọn lệnh tương ứng. Sau đó, sẽ có cửa sổ hiện ra yêu cầu bạn chọn số lượng, vị trí trang muốn in, gửi. 

Cách sử dụng Mailing trong Word 2016 hay các phiên bản khác bạn đều thực hiện tương tự như hướng dẫn trên. 

Một vài lưu ý khi sử dụng Mail Merge trong Word    

Cách sử dụng Mailing trong Word khá đơn giản. Bạn chỉ cần nhớ được chức năng của các nhóm, thẻ công cụ để lựa chọn đúng khi thao tác. Tuy nhiên, có một số lưu ý mà Thủ Thuật Số cần nhắc nhở bạn khi sử dụng Mailing trong Word 2010 hoặc các phiên bản khác: 

• Máy tính của bạn bắt buộc phải đang có kết nối internet và hệ thống có cấu hình MS Outlook trước khi sử dụng  Mail Merge. 

• Cách xóa Mail Merge trong Word thì bạn có thể lựa chọn khôi phục file đã trộn về ban đầu hoặc xóa cả file đó.

• Các cột trong file Excel hay Word phải đồng nhất, không có sự chênh lệch trong các giá trị cần lấy. 

• Các cột trong file Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư.

• Nếu trang tính Excel bạn tạo bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt thì nên sử dụng Text Import Wizard. 

• Nếu file Excel gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ, mã bưu chính hay bắt đầu, kết thúc bằng 0 thì cần định dạng đúng kiểu.

Kết luận    

Bài viết trên, Thủ Thuật Số đã hướng dẫn bạn chi tiết cách dùng Mailing trong Word. Đây là một công cụ vô cùng hữu ích giúp khối lượng công việc của bạn được giảm thiểu đáng kể. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách làm Mailing trong Word.