Chi tiết về cách sử dụng Excel cho người mới học 2023

Giới thiệu tổng quan về Excel

Excel là một phần mềm bảng tính dùng cho việc tính toán, xây dựng số liệu nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này giúp người dùng trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, ghi lại dữ liệu, xử lý thông tin chính xác với một lượng dữ liệu lớn. Trang tính của Excel được tạo nên từ các hàng và cột, điểm giao nhau giữa 2 hàng và cột sẽ được gọi là ô.

Excel cho ra nhiều phiên bản khác nhau với những tính năng mới, nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng qua các năm. Đây là các phiên bản Excel đã được cập nhật qua từng năm. 

Một vài tính năng cơ bản mà bạn cần biết trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Excel cho người mới học:

• Excel sở hữu tính năng nhập và lưu dữ liệu

• Phần mềm hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán

• Người dùng có thể vẽ biểu đồ dựa trên số liệu có sẵn

• Tạo và liên kết nhiều bảng tính khác nhau

• Hỗ trợ bảo mật an toàn dữ liệu đã nhập cho người dùng

Các thao tác Excel cơ bản

Cách sử dụng Excel cơ bản tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại là trở ngại vô cùng với những người đầu tiên sử dụng bảng tính Excel. Dưới đây sẽ là các thao tác đơn giản hướng dẫn cách sử dụng Excel cho người mới học:

Thao tác mở Excel

Có 2 cách để mở Excel nhanh nhất:

• Cách 1: Người dùng nháy đúp chuột vào biểu tượng của Microsoft Excel trên màn hình máy tính để khởi động phần mềm. 

• Cách 2: Người dùng nhấp chuột vào phần Type here to search ở góc trái dưới của màn hình, rồi gõ chữ Excel và tìm kiếm. Biểu tượng của phần mềm Excel hiện ra, bạn nhấp vào biểu tượng để mở phần mềm. 

Ngoài ra người dùng cũng có thể dùng cách sau: Trên màn hình chính, tại biểu tượng Microsoft Excel, click chuột phải sau đó chọn Open để mở phần mềm.

Thêm Workbook mới

Sẽ có 3 Worksheet mặc định trong một Workbook mới, người dùng có thể loại bỏ hoặc thêm worksheet khi cần. 

Bước đầu tiên, người dùng cần chọn tab File, click New. Tại Available Templates, nháy đúp chuột vào Blank Workbook để thêm Workbook mới. Hoặc người dùng có thể chọn Create ở phía bên phải của màn hình.

Thêm một cách khác là bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + N để tạo nhanh một Workbook mới.

Các thao tác làm việc với Worksheet

Người dùng có thể thêm, đổi tên hoặc xóa Worksheet trong Excel. 

Thêm một Worksheet mới

• Cách 1: Người dùng chọn tab Insert Worksheet ở phía dưới màn hình. Worksheet hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F11 để thêm một Worksheet.

• Cách 2: Chọn tab Home, click Insert, sau đó chọn Insert Sheet.

• Cách 3: 

1. Nhấp chuột phải vào Worksheet hiện tại, chọn Insert.

2. Cửa sổ Insert xuất hiện. Tại tab General, chọn Worksheet sau đó chọn OK.

Đổi tên Worksheet

• Bước 1: Nhấp chuột phải vào Worksheet, chọn Rename.

• Bước 2: Tiến hành đổi tên mới cho Worksheet.

Xóa một Worksheet

Cách 1: Chọn tab Home, click Delete, tiếp đó chọn Delete Sheet.

Cách 2: Thao tác nhấp chuột phải vào tab sheet muốn xóa, chọn Delete.

Thao tác với ô và vùng chọn

Nằm trong nội dung hướng dẫn cách sử dụng Excel cho người mới học không thể không nhắc đến thao tác với ô và vùng chọn.

Xem địa chỉ ô và vùng

Trong Excel, địa chỉ một ô được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng.

Địa chỉ một vùng được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng trong Excel. Địa chỉ vùng có dấu : để phân cách các vùng.

Cách chọn vùng

Để chọn vùng đầu tiên người dùng sử dụng chuột di chuyển đến góc trên bên trái của vùng cần chọn trong Excel, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến ô cuối cùng của vùng và thả chuột để chọn vùng.

Nếu sử dụng phím, người dùng chọn ô đầu tiên rồi nhấn giữ phím Shift đồng thời nhấn phím mũi tên lên, xuống để đến ô cuối cùng của vùng trong Excel hoặc làm ngược lại chọn ô cuối của vùng trước rồi kéo chọn lên ô đầu tiên.

Thao tác lưu file Excel

Cách 1: Để lưu file Excel, người dùng sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.

Cách 2: Chọn tab File, click Save. Chọn thư mục cần lưu, sau đó đặt tên và chọn Save.

Các hàm (lệnh) Excel cơ bản

Sử dụng hàm là một kỹ năng Excel cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng. Trong Excel có tới hàng trăm hàm từ dễ đến khó. Việc ghi nhớ và thành thục các hàm Excel này sẽ rất hữu ích với người dùng. Cùng xem đâu là một số hàm cơ bản trong Excel nhé! 

Hàm Tổng (Sum)

Hàm tổng hay SUM là một trong các hàm Excel cơ bản cho dân văn phòng được áp dụng trong nhiều trường hợp. Với hàm SUM bạn có thể cộng các ô tính trong vùng dữ liệu cực kỳ nhanh chóng. Cú pháp hàm như sau: 

=SUM (X1,X2..) 

Trong đó X1 và X2.. là các số cần tính tổng trong vùng dữ liệu.

Ngoài ra, người dùng có thể dùng tính năng tính tổng tự động của Excel:

• Bước 1: Thao tác bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng.

• Bước 2: Click chuột vào AutoSum trên tab Home của Excel.

Hàm Trung Bình (Average)

Hàm trung bình Average một kiến thức Excel cơ bản quan trọng khác giúp bạn tính giá trị trung bình của các con số mà người dùng đã chọn trong vùng dữ liệu. Công thức tính hàm trung bình như sau:

=AVERAGE(Number1, Number2…)

Trong đó, tham số Number1, Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.

Hàm Đếm (Count)

Hàm Count là 1 hàm thống kê dùng để đếm ô trong một vùng dữ chọn hay trong toàn bộ bảng dữ liệu với công thức:  

=COUNT(Value1, Value2,....) 

Trong đó:

• Value 1: Đây là giá trị đầu tiên để tham chiếu hoặc vùng chọn dữ liệu để đếm ô giá trị.

• Value 2: Là tham số không bắt buộc, tham số này có thể để đếm tối đa 255 tham số, ô tham chiếu hoặc vùng chọn dữ liệu bổ sung mà người dùng muốn đếm giá trị ô.

Hàm Tối đa - Tối thiểu (Max - Min)

Hàm Max -  Hàm Min là các lệnh trong Excel cơ bản dùng để tính giá trị nhỏ nhất, lớn nhất. Với công thức tính như sau:

Hàm MAX 

Đây là một hàm trả dùng để trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị cho trước.

Với ông thức hàm MAX như sau:

=MAX(number1, number2,...) 

Trong đó number1, number2.. là các giá trị cần so sánh trong vùng dữ liệu.

Hàm MIN

Đây là một trong những hàm Excel cơ bản dùng để trả về giá trị nhỏ nhất trong tập giá trị cho trước.

Công thức hàm MIN thường dùng:

=MIN(number1, number2,...)

Trong đó number1, number2,.. là các giá trị cần so sánh trong vùng chọn.

Hàm tra cứu (Vlookup)

Một loại hàm được sử dụng khi người dùng cần dò tìm dữ liệu trong một bảng hoặc một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu theo hàng ngang tương ứng.

Công thức sử dụng hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP (điều kiện tìm kiếm dữ liệu,vùng dữ liệu cần tìm kiếm,số cột tìm kiếm,kiểu tìm kiếm dữ liệu 0/1)

Trong đó:

• 0: là kiểu tìm kiếm dữ liệu chính xác

• 1: là kiểu tìm kiếm dữ liệu tương đối

Hàm nếu (IF)

Hàm IF được sử dụng để trả về một giá trị nếu một điều kiện dữ liệu là đúng và giá trị khác nếu điều kiện là sai. Công thức như sau:  

=IF(Điều kiện dữ liệu; Giá trị 1, Giá trị 2) . 

Nếu đúng với điều kiện dữ liệu thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 1, còn nếu sai thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 2.

Hàm ngày tháng (DATE, Now)

Hàm DATE

Đây là hàm giúp người dùng tạo các ngày hợp lệ từ năm, tháng và ngày trong bảng tính Excel. Với cú pháp:

=DATE(year,month,day)

Trong đó: Year là số chỉ số năm, Month là số chỉ số tháng, Day là số chỉ số ngày.

Hàm NOW

Hàm NOW là hàm dùng để hiển thị ngày giờ và thời gian hiện tại trên bảng tính Excel. Cú pháp như sau: 

=NOW()

Chú ý: Hàm NOW không có đối số nào

Các hàm văn bản (Left, Right, Mid)

Đây là một trong các hàm Excel cơ bản trong văn phòng khác dùng để xử lý chuỗi văn bản trong dữ liệu Excel.

Hàm LEFT 

Hàm Left có thể trích xuất một số ký tự nhất định từ bên trái của chuỗi văn bản, bắt đầu bằng ký tự đầu tiên của chuỗi. Cú pháp của dụng hàm Left:

=LEFT(text,[num_chars])

Trong đó: 

• Text là chỉ định chuỗi văn bản hoặc tham chiếu văn bản đến một ô có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.

• Num_chars là chỉ định số không của các ký tự bạn muốn trích xuất bao gồm khoảng cách giữa các ký tự.

Hàm RIGHT

Hàm RIGHT sử dụng Để trích xuất một chuỗi con từ phía bên phải hoặc cuối chuỗi văn bản. Cú pháp như sau: 

=RIGHT(text,[num_chars])

Hàm MID

Là hàm dùng để cắt chuỗi ký tự ở giữa chuỗi ký tự đã cho trước với cú pháp sau: 

=MID(text,m,n)

Trong đó: 

• Text là chuỗi ký tự.

• m là Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi.

• n là số ký tự cần cắt từ chuỗi.

Kết Luận

Trên đây là bài viết về cách sử dụng Excel cho người mới học của Thủ Thuật Số. Mong rằng với các các thủ thuật Excel cơ bản dành cho người mới sẽ giúp các bạn làm quen với nền tảng dễ dàng hơn và nhanh chóng sử dụng thành thạo công cụ này trong học tập và làm việc!