Hướng dẫn cách sửa lỗi căn lề trong Word chi tiết từ A tới Z

Cơ bản về căn lề trong Word 

Trước khi đi tìm cách sửa lỗi căn lề trong Word khi bị lỗi chúng ta cần có một cái nhìn cơ bản nhất về căn lề trong Word là gì. Hiểu một cách đơn giản nhất thì căn lề trong Word là việc căn khoảng cách nội dung với lề giúp cho văn bản mà bạn đang soạn thảo được chỉn chu, đẹp mắt. Sự chỉnh sửa hợp lý cũng sẽ giúp cho văn bản đó trở nên chuyên nghiệp đồng thời nâng cao giá trị của văn bản.

Dựa vào quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 01/2011/TT-BNV, việc căn lề trong Word được quy định như sau:

• Lề bên trái: Cách mép trái từ 3 - 3.5 cm.

• Lề bên phải: Cách mép phải từ 1.5 - 2 cm.

• Lề phía trên: Cách mép trên từ 2 - 2.5 cm.

• Lề phía dưới: Cách mép dưới từ 2 - 2.5 cm.

Trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa văn bản thường xuất hiện lỗi căn lề trong Word. Lúc này bắt buộc bạn phải tuân theo những cách khắc phục để việc soạn thảo được nhanh chóng hơn.

Lý do không căn được lề trong Word

Tại sao căn lề trong Word không được là câu hỏi mà nhiều người thường xuyên đặt ra khi gặp phải lỗi. Để có thể khắc phục được lỗi căn lề trong Word bắt buộc người soạn thảo phải hiểu được nguyên nhân là do đâu.

Khi bị lỗi căn lề bạn sẽ nhận được thông báo: "Settings you chose for the left and right margins, column spacing, or paragraph indents are too large for the page width in some sections". Câu này tạm dịch như sau: “Bạn đã chọn cài đặt cho lề trái và lề phải, khoảng cách giữa các cột và lề quá lớn so với chiều rộng trong vùng".

Lí do có thể trong quá trình soạn thảo văn bản bạn đã copy từ nhiều nguồn khác nhau và chúng đã được định dạng sẵn. Do đó, khi copy về trang soạn thảo của mình, các định dạng ban đầu được giữ nguyên làm tác động đến định dạng trang Word của bạn. Vậy thì đâu là các cách sửa lỗi căn lề trong Word? Cùng tìm hiểu chi tiết nhé!

Cách sửa lỗi căn lề trong Word

Cách khắc phục lỗi căn lề trong Word thực tế không quá phức tạp, thông thường cũng chỉ có một số lỗi cơ bản sau:

Sửa lỗi không căn được lề trong Word

Như đã nói ở phần trên, trong quá trình soạn thảo văn bản, có thể bạn đã copy một nội dung quá lớn từ nhiều nguồn khác nhau. Đến bước chỉnh sửa căn lề bị báo lỗi thì bạn chỉ cần thực hiện thao tác sau:

Click PAGE LAYOUT chọn Columns chọn One.

Lúc này bạn đã có thể tùy chỉnh lề mà không bị lỗi nữa. Trong trường hợp bạn muốn căn lề cho toàn bộ file Word của mình (có số lượng trang nhiều) thì  popup cài đặt, click vào“Apply to” chọn "Whole document". Như vậy là bạn đã sửa lỗi không căn được lề trong Word xong rồi đấy.

Sửa lỗi căn lề 2 bên trong Word khiến chữ không đều

Bạn gặp phải trường hợp căn lề đều 2 bên trong Word bị lỗi thưa chữ. Lỗi này được nhận biết khi có những chỗ khoảng cách giữa 2 chữ quá xa nhau. Nguyên nhân là do bạn đã sử dụng dấu ngắt dòng Shift + Enter thay vì Enter.

Cách khắc phục:

Lúc này, cách khắc phục khá đơn giản bạn chỉ cần tiến hành thay đổi dấu ngắt dòng.

• Nhấn tổ hợp Ctrl + H mở hộp thoại Find and Replace, tiếp tục Nhấn More.

• Để trỏ chuột vào phần Find what > Special > Manual line break. Lúc này ở ô Find what xuất hiện ký tự ^l.

• Đặt trỏ chuột vào Replace with >  Special > Paragraph mark. Lúc này sẽ xuất hiện ký tự ^p.

• Tại phần này bạn sẽ có hai sự lựa chọn:

Thứ nhất: Nhấn Find next > Repalce: Đến từng vị trí bị lỗi và sửa lỗi.

Thứ hai: Nhấn Replace All: Thay thế toàn bộ các ký tự ngắt dòng trong văn bản.

Sửa lỗi mất lề trên, dưới

Mất lề trên, lề dưới cũng là một trong những sửa lỗi căn lề trong Word phổ biến. Nguyên nhân gây ra lỗi này có thể là do bạn chưa thiết lập lề trên và lề dưới trong văn bản. Cách khắc phục khá đơn giản.

Cách khắc phục:

• Bước 1: Mở file Word > Click vào File.

• Bước 2: Click Options. Ở bước này bạn lưu ý nếu máy bạn sử dụng Word 2007 trở về trước thì cần Microsoft Buttonq sau đó Chọn Word Options.

• Bước 3: Khi thấy hộp thoại liện lên thì chọn Display > Ở phần Page display options > Click vào Show white space between pages in Print Layout view > Click OK. Lúc này  lề trên và dưới của trang Word xuất hiện.

• Bước 4: Tiến hành kiểm tra lại lề trên và lề dưới xuất hiện trong trang Word.

Sửa lỗi lề trang in không giống trong Word

Trong quá trình ăn văn bản đôi khi sẽ xuất hiện tình trạng lề của văn bản khi in ra trên giấy lại không giống với lề bạn căn trong Word. Nguyên nhân là do bạn chưa biết thiết laaij kiểu giấy ăn văn bản khi tiến hành lệnh in.

Hướng dẫn khắc phục:

• Mở văn bản cần in và chọn Layout.

• Click vào mũi tên trong mục Page Setup để tiến hành mở rộng thêm các tùy chọn cài đặt cho văn bản trong Word.

• Trong Page Setup, hãy chuyển sang tab Paper.

• Trong Paper Size, click vào biểu tượng mũi tên hướng xuống dưới, sau đó chọn khổ giấy tiêu chuẩn cho trang soạn thảo văn bản là A4 (kích thước 210 x 297 mm).

• Click OK để lưu lại toàn bộ các thay đổi.

Kết luận

Như vậy, cách sửa lỗi căn lề trong Word thực ra không quá phức tạp. Thủ Thuật Số hy vọng rằng thông tin bên trên sẽ phần nào giúp bạn khắc phục được tính trạng lỗi căn lề của mình. Nếu muốn tìm hiểu thêm về các kiến thức và thủ thuật Word khác thì hãy theo dõi các bài viết của chúng tôi tại đây nhé!