Tổng hợp các cách ghép nội dung 2 ô trong Excel mà bạn nên biết

Ứng dụng của việc gộp các ô trong Excel        

Trong quá trình làm việc với tin học văn phòng nói chung và với Excel nói riêng, sẽ có rất nhiều trường hợp mà các bạn muốn ghép các nội dung lại với nhau một cách hàng loạt. Nắm được cách gộp nhiều ô thành 1 ô trong Excel có thể giúp bạn thoát khỏi tình huống ngặt nghèo này.

Ví dụ bạn cần ghép 2 cột họ và tên trong Excel lại với nhau hay khi bạn muốn ghép cột tên họ với cụm @gmail.com để tạo ra hàng loạt email cho nhân viên của bạn,... bạn sẽ cần biết đến cách ghép 2 cột thành 1 trong Excel. Bởi nếu bạn gộp ô theo cách thông thường thì dữ liệu của các ô sẽ bị mất.

Vậy làm sao để ghép nội dung 2 ô trong Excel lại với nhau mà vẫn giữ được nội dung của các cột. Có rất nhiều cách mà bạn có thể áp dụng, cụ thể như thế nào mời bạn theo dõi nội dung tiếp sau đây nhé!

Hướng dẫn gộp nội dung 2 ô trong Excel bằng công cụ

Dưới đây là 3 công cụ cơ bản nhất thường được áp dụng để ghép nội dung 2 ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu. 

Sử dụng công cụ Justify    

Để có thể sử dụng công cụ Justify thì các dữ liệu của bạn cần đáp ứng được những yêu cầu sau:

• Các dữ liệu cần gộp phải nằm trong cùng 1 cột.

• Các dữ liệu cần gộp ở dạng văn bản, các dữ liệu số hoặc công thức sẽ không thực hiện được. 

• Vùng dữ liệu được chọn đảm bảo không có ô trống.

Cách ghép 2 dữ liệu các ô thành 1 trong Excel cụ thể như sau:

• Bước 1: Trước tiên hãy chọn tất cả các ô mà bạn muốn gộp. Bạn cần điều chỉnh thêm độ rộng của ô sao cho đủ để chứa hết nội dung của các ô cần gộp.

• Bước 2: Tại tab Home click chọn Editing, sau đó chọn Fill -> Justify. Lúc này, nội dung của các ô đều đã được gộp vào cùng nội dung của ô trên cùng. 

• Bước 3: Bạn có thể tiếp tục điều chỉnh lại lề và độ rộng của ô cho phù hợp với nội dung.

Sử dụng công cụ Merge Cells for Excel để ghép nội dung 2 ô

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Merge Cells for Excel để tiến hành gộp nội dung nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu. Đây là công cụ hỗ trợ người dùng gộp được cả hàng và cột, đồng thời hỗ trợ đa dạng các dữ liệu kể cả gộp ngày tháng và ký tự đặc biệt. Không những thế Merge Cells for Excel còn cho phép bạn điều chỉnh kết quả mong muốn sau khi gộp (Bỏ qua ô trống, xuống dòng, tách các giá trị,...)

Các bước sử dụng Merge Cells for Excel để ghép nội dung 2 cột trong Excel cụ thể như sau: 

Bước 1: Trước tiên, bạn cần tải công cụ Merge Cells for Excel về máy tính của mình. Link tải: www.ablebits.com/excel-merge-cells/index.php

Bước 2: Chọn tất cả ô cần gộp.

Bước 3: Ở tab Ablebits Data bạn chọn Merge Cells. 

Trong mục này bạn có thể điều chỉnh nội dung và các thông số để có kết quả mong muốn. Cụ thể là:

• Select your range: Ở mục này bạn sẽ lựa chọn vùng dữ liệu cần gộp.

• How to merge: Đây là cách thức gộp sẽ bao gồm: Columns into one (gộp theo chiều ngang về cột đầu tiên), Rows into one (gộp theo chiều dọc về hàng đầu tiên), Cells into one (gộp tất cả về 1 ô).

• Separate values with: Lựa chọn ký tự phân cách giữa các giá trị trong ô.

• Place the results to: Chọn vị trí xuất hiện cho kết quả gộp.

• Clear the contents of the selected cells: Dữ liệu các ô còn lại sẽ bị xóa sau khi gộp.

• Merge all areas in the selection: Bên cạnh dữ liệu thì các ô cũng sẽ được gộp lại thành một.

• Skip empty cells: Lựa chọn bỏ qua các ô trống.

• Wrap text: Tự động xuống hàng khi không đủ độ rộng để chứa dữ liệu.

Bước 4: Sau khi đã điều chỉnh xong các thông tin bạn click vào ô Merge để tiến hành gộp.

Sử dụng Flash Fill nhanh chóng

Trong các phiên bản Excel 2013 trở về sau sẽ có sẵn tính năng Flash Fill để hỗ trợ người dùng ghép nội dung 2 cột trong Excel nhanh chóng. Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng Flash Fill để gộp 2 hoặc 3, 4 cột dữ liệu trở lên tùy theo yêu cầu của bảng dữ liệu. Một lưu ý bạn cần biết đó là Flash Fill không tự động cập nhật khi thay đổi các ô ban đầu.

Chúng ta có bảng dữ liệu Excel dưới đây với yêu cầu gộp nội dung cột Trường và cột NV1 lại thành 1 cột. Các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Tại ô thông tin gộp, bạn cần nhập 1 mẫu thông tin gộp như hình dưới.

Bước 2: Nhấn chọn vào ô thông tin mẫu vừa điền, sau đó click tab Data trên thanh công cụ, tại nhóm Data Tools click vào biểu tượng Flash Fill để tiến hành tự động điền dữ liệu. 

Lúc này toàn bộ dữ liệu ở 2 cột được tự động gộp với nhau (bao gồm cả dấu nối đã sử dụng) như hình dưới.

Ghép nội dung 2 ô trong Excel bằng công thức

Ngoài việc sử dụng các công cụ hỗ trợ Excel thì chúng ta còn có thể áp dụng công thức để ghép dữ liệu 2 ô trong Excel nhanh chóng. 

Dùng toán tử "&" để ghép dữ liệu 2 ô trong Excel    

Cách ghép nội dung 2 cột trong Excel bằng toán tử “&” được sử dụng khá nhiều. Đây là cách ghép kết hợp một hoặc nhiều chuỗi văn bản tạo thành một đoạn văn bản duy nhất. Công thức sử dụng toán tử như sau: =A2&" "&B2. Với A2, B2 là 2 ô cần ghép dữ liệu. Để giá trị của A2 có khoảng cách với giá trị của B2 bạn cần thêm một khoảng trống giữa 2 dấu ngoặc kép và ngược lại, nếu muốn giá trị 2 ô viết liền thì để chúng liền kề nhau. 

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Trước tiên bạn cần điền công thức toán tử =A2&" "&B2 vào ô hiển thị kết quả gộp.

• Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả

Cách ghép 2 ô thành 1 trong Excel bằng hàm CONCATENATE

Dùng hàm CONCATENATE cũng là cách ghép dữ liệu 2 cột trong Excel nhanh chóng mà không làm mất dữ liệu. 

Bước 1: Bạn cần nhập công thức hàm CONCATENATE vào ô cần hiển thị kết quả  =CONCATENATE(A2," ",B2). Trong đó A2, B2 là 2 ô bạn cần gộp dữ liệu. Tương tự như các dùng toán tử “&”, nếu bạn muốn giá trị 2 ô có khoảng cách thì thêm khoảng trống giữa 2 dấu ngoặc kép và ngược lại. 

Bước 2: Sau đó nhấn Enter thì bạn sẽ nhận được kết quả hiển thị giống với Bước 2 bên trên.

Cách ghép nội dung nhiều cột trong Excel

Bên cạnh các cách ghép nội dung 2 ô trong Excel cơ bản nêu trên, thì trong một số trường hợp khác người dùng cần thực hiện ghép dữ liệu nhiều cột hơn. Lúc này bạn có thể tiếp tục sử dụng toán tử “&” và hàm CONCATENATE.

Ghép nhiều cột trong Excel bằng toán tử "&"

Tương tự như cách sử dụng toán tử “&” để ghép nội dung 2 ô nêu trên thì với trường hợp ghép nhiều cột, bạn chỉ cần nhập thêm các chuỗi. Chẳng hạn như để ghép các cột A2, B2, C2 bạn cần nhập công thức =A2&" "&B2&" "&C2. Chúng ta có thể thực hành gộp các cột trong bảng dữ liệu Excel dưới đây

Bước 1: Bạn nhập công thức vào ô cần gộp =A2&" "&B2&" "&C2.

Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả.

Bước 3: Tiếp tục áp dụng với các ô tiếp theo bằng cách kéo thả hoặc dùng Ctrl để nhận được kết quả như hình.

Ghép dữ liệu nhiều cột bằng hàm CONCATENATE    

Đối với trường hợp ghép nhiều dữ liệu bằng hàm CONCATENATE cũng vậy, bạn chỉ cần nhập thêm chuỗi các cột cần ghép. Cụ thể thực hiện như các bước sau: 

Bước 1: Nhập công thức vào ô cần hiển thị kết quả =CONCATENATE(A2," ",B2," ",C2). Trong đó A2, B2, C2 là các ô dữ liệu bạn muốn ghép.

Bước 2 và Bước 3 thực hiện giống với cách ghép cột bằng toán từ "&", bạn cũng sẽ nhận được kết quả ghép cột tương tự.

Cách xóa cột cũ sau ghi gộp        

Trường hợp bạn muốn xóa tất cả các cột cũ sau khi gộp 2 cột Excel lại với nhau thì có thể thực hiện như sau: 

• Bạn cần chèn thêm một cột mới (D) bên cạnh cột vừa gộp (C).

• Sau đó bôi đen cột C và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

• Bôi đen cột D và click chuột phải chọn Paste as values.

• Sau đó bạn xóa cột A, B, C và đổi tên cột D theo mong muốn là được.

Lưu ý khi ghép nội dung của nhiều ô hay cột trong Excel    

Một số lưu ý khi thực hiện ghép nội dung 2 hoặc nhiều ô/ cột trong Excel bạn cần biết:

• Khi gộp các ô, cột thông thường sẽ chỉ có dữ liệu của ô đầu tiên trên cùng bên trái phần bạn chọn được giữ lại, còn lại sẽ bị mất.

• Trường hợp khi sử dụng công cụ Merge & Center có màu xám thì khả năng những ô bạn chọn đang ở trạng thái chỉnh sửa/ nhập dữ liệu. Lúc này bạn có thể thử nhấn Enter hoặc tiến hành lại thao tác gộp.

• Nếu dữ liệu của bạn đang ở định dạng bảng thì bạn sẽ không thực hiện gộp các ô, cột được. Lúc này bạn cần đổi dữ liệu về dạng số liệu thông thông thường bằng cách chọn Table Tools > Design > Convert to Range.

• Excel không cung cấp sấp công cụ hỗ trợ giúp lựa chọn riêng giữa các ô đã gộp và chưa gộp, do đó bạn cần thực hiện thủ công. 

Kết luận

Trên đây là toàn bộ nội dung tổng hợp các cách ghép nội dung 2 ô trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất mà không mất dữ liệu. Thủ Thuật Số hy vọng bạn có thể áp dụng hiệu quả thủ thuật Excel trên trong công việc và cuộc sống. Chúc bạn thành công!