2 cách sử dụng công cụ và hàm loại bỏ ký tự bất kỳ trong Excel đơn giản

Lý do cần xóa ký tự bất kỳ trong Excel

Các công cụ hay hàm loại bỏ lý tự bất kỳ trong Excel là quan trọng bởi vì trong quá trình xử lý dữ liệu, ít nhiều bạn sẽ phải chắt lọc, chỉnh sửa thông tin hay thay thế, xóa bỏ chúng. Dưới đây là một vài trường hợp cần loại bỏ ký tự mà mọi người thường gặp phải: 

• Chuỗi ký tự không mong muốn: Trong dữ liệu Excel, có thể xuất hiện các ký tự không mong muốn như dấu cách thừa, ký tự đặc biệt, ký tự điều khiển, hoặc ký tự không nhìn thấy được. Loại bỏ những ký tự này sẽ giúp làm sạch dữ liệu và đảm bảo tính chính xác trong các tính toán.

• Chuỗi ký tự không tương thích: Khi sao chép dữ liệu từ nguồn khác nhau như trang web, hệ thống khác hoặc tệp tin văn bản, có thể xuất hiện các ký tự không tương thích với Excel. Điều này có thể gây ra lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu hoặc hiển thị không đúng. 

Đối với trường hợp lượng thông tin, dữ liệu ít và đơn giản thì chúng ta hoàn toàn có thể xử lý thủ công bằng tay. Tuy nhiên, đối với trường hợp bảng Excel  hàng trăm, hàng ngàn dữ liệu thì cách này thực sự không khả quan. Do đó, chúng ta cần những công cụ hoặc hàm loại bỏ ký tự bất kỳ trong Excel giúp sức.

Cách loại bỏ ký tự bất kỳ trong Excel

Hiện tại, có 2 cách loại bỏ ký tự trong Excel thường dùng nhất đó là Sử dụng hàm SUBSTITUTE và sử dụng công cụ tìm và thay thế. Đầu tiên chúng ta hãy cùng tìm hiểu về công cụ quen thuộc trong Excel - đó là công cụ tìm và thay thế.

Sử dụng công cụ tìm và thay thế

Một trong những cách loại bỏ ký tự trong Excel là sử dụng công cụ tìm và thay thế. Nếu bạn muốn loại bỏ ký tự thừa trong Excel hoặc thay thế chúng thì bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace bằng tổ hợp Ctrl + F, sau đó nhấn Replace.

Bước 2: Lúc này trong ô Find bạn sẽ nhập ký tự bạn muốn loại bỏ hoặc thay thế, còn ô Replace thì bạn để trống nếu muốn xóa và nhập dữ liệu nếu bạn muốn thay thế.

Bước 3: Cuối cùng là ấn Replace All, lúc này các dữ liệu được nhập trong ô Find sẽ được xóa hoặc thay thế theo ý muốn của bạn!

Lưu ý*: việc bạn nhập dữ liệu ô Find và Replace All có thể xóa những thông tin mà bạn không muốn xóa. Cho nên bạn cần kiểm tra chắc chắn rằng những ô chứa ký từ thừa hay những ký tự đặc biệt là ô bạn muốn loại bỏ.

Ngoài ra, để có thể loại bỏ ký tự thừa trong Excel ở đầu hoặc ở cuối bạn cũng có thể sử dụng chức năng Find and Replace. Cụ thể các bước như sau:

• Bước 1: Trước tiên bạn cần mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl + F, sau đó nhấn Replace.

• Bước 2: Tại ô Find what bạn nhập :* và để trống hộp thoại Replace with.

• Bước 3: Tiếp theo bạn nhấp vào Replace All, tất cả các ký tự ở cuối dấu hai chấm (bao gồm dấu hai chấm) đã bị xóa.

Trường hợp bạn muốn xóa các ký tự trước dấu hai chấm thì chỉ cần nhập *: vào ô Find what, và bỏ trống hộp thoại Replace with.

Tiếp theo nhấp vào Replace All, tất cả các ký tự từ dấu hai chấm trở về trước đã được xoá. 

Lưu ý*: Cách làm này chỉ áp dụng cho các ký tự bao gồm dấu phân cách cụ thể vì thế bạn có thể thay đổi dấu hai chấm thành bất kỳ dấu phân cách nào khác.

Sử dụng SUBSTITUTE - hàm loại bỏ ký tự bất kỳ trong Excel

Cách thứ hai giúp bạn loại bỏ ký tự đặc biệt trong Excel đó là sử dụng hàm SUBSTITUTE. Hàm loại bỏ ký tự bất kỳ trong Excel - SUBSTITUTE có công thức như sau:

=SUBSTITUTE(text,"old_text","new_text",instance_num)

Trong đó:

• Text là chuỗi ký tự hoặc ô chứa chuỗi dữ liệu cần thay thế.

• Old_text là chuỗi, ký tự muốn thay thế.

• New_text là chuỗi, ký tự mới muốn sử dụng để thay thế cho old_text.

• Instance_num dùng để xóa ký tự cần thay thế lần thứ bao nhiêu trong chuỗi các dữ liệu giống nhau. (Ví dụ: có 5 số 3 trong chuỗi dữ liệu, bạn chỉ muốn thay thế số 3 xuất hiện lần thứ 2 trong chuỗi thành số khác thì sử dụng instance_num là 2).

Ví dụ 1: Bạn cần thay thế một chuỗi ký tự.

• Ô B2: http://caytamgui.blogspot.com. Mình muốn thay thế "http://" thành "Site: "

• Công thức hàm sẽ như sau: C2=SUBSTITUTE(B2,"http://","Site: ")

• Kết quả ô C2: Site: caytamgui.blogspot.com

Ví dụ 2: Kết hợp nhiều hàm SUBSTITUTE.

• Ô B3: http://pipi-wallpaper.blog.com

• Mình muốn thay thế "http://" thành "Site: " & "pipi-wallpaper" thành "caytamgui" & "blog" thành "blogspot"

• Công thức hàm sẽ như sau: C3=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B3,"http://","Site: "),"pipi-wallpaper","caytamgui"),"blog","blogspot")

• Kết quả ô C3: Site: caytamgui.blogspot.com

Kết luận

Như vậy, trên đây Thủ Thuật Số đã chia sẻ chi tới các bạn tiết về cách sử dụng công cụ và hàm loại bỏ ký tự bất kỳ trong Excel một cách hiệu quả. Mong rằng các bạn có thể dễ dàng áp dụng và thành công ngay khi thực hiện. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi để cập nhật các thủ thuật Excel hay ho hơn nữa nhé!