Danh sách công cụ và hàm lọc giá trị duy nhất trong excel

Tại sao cần lọc các giá trị duy nhất?

Trước khi đi tìm hiểu các hàm lọc giá trị duy nhất trong excel thì các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu lý do phải lọc các giá trị này là gì nhé. Mục đích chúng ta cần phải lọc giá trị duy nhất trong excel đó là:

• Loại bỏ dữ liệu trùng lặp, phân loại dữ liệu: Khi làm việc với dữ liệu, có thể xảy ra trường hợp một giá trị xuất hiện nhiều lần. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chúng ta chỉ quan tâm đến các giá trị duy nhất và không muốn xử lý dữ liệu trùng lặp. Ví dụ như trong một báo cáo bán hàng có rất nhiều sản phẩm và bạn muốn biết có bao nhiêu loại và những loại sản phẩm nào thì bạn cần lọc các giá trị duy nhất.

• Tối ưu dữ liệu: Khi xử lý các tệp dữ liệu lớn, việc lọc các giá trị duy nhất có thể giúp giảm kích thước dữ liệu và tăng hiệu suất xử lý. Thay vì làm việc với một tập dữ liệu lớn chứa nhiều giá trị trùng lặp, chúng ta chỉ cần làm việc với một tập dữ liệu nhỏ hơn chứa các giá trị duy nhất. Điều này có thể giúp giảm thời gian và tài nguyên tính toán cần thiết.

Ngoài 2 lợi ích cơ bản bên trên thì việc lọc giá trị duy nhất trong excel còn đem đến rất nhiều những giá trị khác và có tính ứng dụng vô cùng rộng rãi. Vậy tiếp theo hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về các cách lọc giá trị duy nhất trong Excel nhé!

Cách lọc giá trị duy nhất và trùng lặp trong excel (không có khoảng trống)

Dưới đây là cách lọc giá trị duy nhất trong excel tương ứng với từng hàm. Mời bạn đọc tham khảo.

Sử dụng hàm UNIQUE

Hàm UNIQUE trong Excel được thiết kế để lọc ra các giá trị duy nhất từ một dãy dữ liệu, tương tự như công cụ Remove Duplicates. Khi bạn sử dụng hàm UNIQUE, nó sẽ trả về một danh sách các giá trị không lặp lại từ dãy dữ liệu đầu vào.

Tạo một danh sách

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office 365 của Excel, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm UNIQUE. Trong ô B2, chỉ cần nhập =UNIQUE(A2:A10) và nhấn Enter, Excel sẽ trả về một danh sách các giá trị duy nhất từ phạm vi A2:A10.

Sau đó, danh sách các giá trị duy nhất được tạo ra.

Tuy nhiên, hàm UNIQUE chỉ có ở các phiên bản cao hơn excel 2016, muốn sử dụng hàm UNIQUE cho các phiên bản thấp hơn thì mời các bạn xem cách dưới đây.

Sử dụng VBA

Nếu phiên bản của bạn không hỗ trợ UNIQUE, thì bạn thử dùng phím tắt Alt + F11 để gọi chương trình Microsoft Visual Basic Applications. 

Nhấp vào Insert - Module

Sau đó, dán mã code bên dưới vào khung soạn thảo

Sau khi dán mã code vào khung, bạn chỉ cần đóng cửa sổ VBA và quay lại file excel lúc nãy rồi gõ vào ô C2 như sau =UNIQUES(A2:A10)

Nhập công thức vào ô C2

Nhấn F5 hoặc chọn Run -> Run Sub/UserForm để chạy mã. Kết quả cuối cùng ta được như bảng sau:

Sử dụng Advanced Filter

Advanced Filter là hàm lọc giá trị duy nhất trong excel được dùng rất phổ biến. Advanced Filter không chỉ lọc được danh sách các giá trị duy nhất mà còn có thể loại bỏ hết mọi giá trị bị trùng và chỉ để lại giá trị xuất hiện duy nhất 1 lần. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Chọn ô bất kỳ trong bảng dữ liệu mà bạn muốn lọc giá trị duy nhất.

Bước 2: Chọn thẻ Data trên thanh menu, sau đó chọn Advanced Filter từ nhóm Sort & Filter.

Bước 3: Bạn lựa chọn kết quả bạn muốn lọc tại hộp thoại Advanced Filter:

• Action: Chọn Copy to another location để sao chép dữ liệu duy nhất sang một vùng dữ liệu khác.

• List range: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc ra các giá trị duy nhất.

• Copy to: Chọn vùng mà bạn muốn hiển thị các giá trị lọc, đây có thể là một cột trống hoặc một vùng dữ liệu khác.

• Đảm bảo bạn chọn Unique records only nếu bạn chỉ muốn hiển thị các bản ghi duy nhất (loại bỏ mọi giá trị bị trùng, chỉ để lại giá trị chỉ xuất hiện duy nhất một lần)

Bước 4: Nhấn OK để hoàn thành quá trình lọc. Excel sẽ lọc dữ liệu từ vùng bạn chỉ định và sao chép các giá trị duy nhất đó vào vùng bạn đã chọn ở bước trước.

Sử dụng remove duplicates

Sử dụng Remove Duplicates trong Excel là một cách đơn giản và nhanh chóng để lọc ra các giá trị duy nhất từ một tập hợp dữ liệu. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Chọn cột hoặc phạm vi dữ liệu mà bạn muốn lọc giá trị duy nhất => Chọn thẻ Data trên thanh menu => Data Tools => Chọn Remove Duplicates.

Bước 2: Ở hộp thoại Remove Duplicates sẽ hiện ra:

• Nếu vùng dữ liệu của bạn có dòng đầu tiên là tên của cột, hãy đảm bảo bạn đã tick chọn vào My data has headers. Điều này sẽ báo cho Excel biết rằng dòng đầu tiên của vùng dữ liệu chứa tên của các cột.

• Nếu người dùng muốn chọn lọc dữ liệu trùng trên toàn bộ vùng dữ liệu của bạn, hãy click chuột và vào Select All. Điều này đảm bảo Excel sẽ kiểm tra toàn bộ vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.

• Nếu bạn chỉ muốn chọn một vài cột cụ thể để loại bỏ dữ liệu trùng lặp, hãy tick chọn vào các cột bạn muốn lọc. Bằng cách này, chỉ các cột bạn chọn sẽ được xem xét khi loại bỏ các dòng trùng lặp.

Bước 3: Bấm OK. Lúc này trong hộp thoại Remove Duplicates, Excel sẽ thực hiện việc loại bỏ các giá trị trùng lặp dựa trên các cột bạn đã chọn. Sau khi quá trình hoàn tất, Excel sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo với thông tin về số lượng giá trị trùng lặp đã bị xóa và số lượng giá trị duy nhất còn lại trong vùng dữ liệu của bạn.

Cách lọc giá trị duy nhất (xóa mọi giá trị trùng lặp, giữ nguyên vị trí và để lại khoảng trống)

Để có thể lọc các giá trị duy nhất không bao gồm những giá trị trùng nhau và giữ nguyên các khoảng trống thì ta sẽ sử dụng Conditional Formatting. Việc sử dụng Conditional Formatting để đánh dấu dữ liệu trùng lặp hoặc dữ liệu duy nhất trước khi quyết định xóa là một cách an toàn và hữu ích. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, mọi người cần thực hiện những thao tác sau:

Bước 1: Chọn cột hoặc phạm vi dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra và đánh dấu các dòng trùng lặp hoặc dữ liệu duy nhất. Chọn thẻ Home trên thanh menu của Excel. Trong nhóm Styles, nhấn vào Conditional Formatting, sau đó chọn Highlight Cells Rules và tiếp theo chọn Duplicate Values.

Bước 2: Ở hộp thoại Duplicate Values:

• Nếu bạn muốn đánh dấu các giá trị trùng lặp, hãy chọn Duplicate ở ô đầu tiên.

• Nếu bạn muốn đánh dấu các giá trị duy nhất, hãy sửa ô đầu tiên thành Unique.

Ở ô thứ hai, bạn có thể chọn màu sắc để làm nổi bật dữ liệu. Excel cung cấp một số lựa chọn màu sẵn có, nhưng bạn cũng có thể tùy chỉnh màu theo ý muốn của mình.

Bước 3: Nhấn OK. Lúc này, các dữ liệu trùng lặp hoặc dữ liệu duy nhất sẽ được đánh dấu bằng màu bạn đã chọn. Điều này giúp bạn kiểm tra và xác nhận trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào khác, như xóa các dòng dữ liệu trùng lặp.

Bước 4: Sau khi có được đánh dấu của các ô trùng lặp (hoặc duy nhất), nếu bạn muốn xóa đi các giá trị trùng lặp thì hãy dùng công cụ Sort & Filter. Bạn chọn vùng dữ liệu muốn lọc rồi click chọn Filter.

Bước 5: Click vào mũi tên trỏ xuống chọn Filter by color để chọn màu mà bạn muốn xóa .

Bước 6: Chọn vùng và xóa những dữ liệu được filter một cách nhanh chóng.

Bước 7: Sau khi xóa xong bạn chỉ cần tắt filter đi bằng cách click vào Filter một lần nữa hoặc chọn Clear filter from…

Sau khi làm xong các bước trên thì bạn sẽ nhận được kết quả như sau!

* Lưu ý: Nếu như bạn không cần các dữ liệu đi kèm ở các cột khác (trong ví dụ trên là MSSV và STT) thì bạn có thể bôi đen để xóa cùng tên tại bước 6.

Kết luận

Thủ Thuật Số vừa chia sẻ cho các bạn sử dụng một số công cụ và hàm lọc giá trị duy nhất trong Excel. Hy vọng với những thông tin chúng tôi chia sẻ bên trên sẽ phần nào giúp các bạn trong công việc và học tập. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì đừng ngần ngại comment tại đây nhé!