Cách tìm giá trị nhỏ nhất có điều kiện trong Excel với các hàm MIN

 Tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel có lợi gì?

Theo Investopia (2022), Excel trong công việc ngày càng quan trọng, dù bạn có đang kinh doanh hay làm trong bất kỳ ngành nào cũng sẽ được hưởng lợi nếu có những kiến thức vững vàng. Và một trong những kiến thức cơ bản nhất, thường sử dụng trong công việc đó là cách tìm giá trị nhỏ nhất có điều kiện trong Excel. Việc nắm được công thức tìm kiếm sẽ giúp bạn lọc ra được giá trị nhỏ nhất trên bảng dữ liệu một cách nhanh chóng. Bạn có thể ứng dụng thủ thuật này trong nhiều trường hợp khác nhau.

Một trong những trải nghiệm khi làm một giáo viên của tôi là khi tôi cần thống kê và quan sát học sinh có số điểm thấp nhất môn của tôi trong kỳ thi vừa rồi để có thể bàn bạc với phụ huynh về giải pháp giúp em đó cải thiện. Thay vì phải dò từng ô tìm kiếm sẽ rất mất thời gian và có thể gây sai sót thì việc sử dụng cách tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel đã giúp tôi tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Cách tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel

Hiện tại có 2 cách tính giá trị nhỏ nhất trong Excel cơ bản đó là là sử dụng hàm MIN và hàm SMALL. Tùy theo nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn sử dụng từng lệnh khác nhau. 

Sử dụng hàm MIN

Hàm MIN là hàm lọc ra giá trị nhỏ nhất trong dữ liệu đã cho. Hàm MIN thường được sử dụng với các mục đích sau đây:

• Tìm một số nhỏ nhất trong bảng giá trị 

• Tìm số nhỏ nhất trong phạm vi của một bảng đến 1 số bất kỳ

Cú pháp của hàm MIN đơn giản nhất được đề cấp trong Microsoft Support như sau: MIN (number 1, number 2, …)

Trong đó:

• number1, number2,... là vùng dữ liệu hoặc đối số

Vì bên trên có 2 mục đích khác nhau khi sử dụng hàm MIN, nên Thủ Thuật Số sẽ lấy 3 ví dụ để bạn dễ hình dung được. 

Ví dụ 1: Dùng hàm MIN để tìm ra số điểm thấp nhất trong bảng điểm của 3 lớp (xét theo từng môn).

Bước 1: Công thức tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel tại ô tham chiếu B7 là: =MIN(B2:B5). 

Bước 2: Nhấn Enter kết quả sẽ hiển thị ngay ô B7. Lúc này bạn chỉ cần giữ chuột, sau đó kéo ngay qua 2 ô còn lại để hiển thị điểm thấp nhất của 2 môn còn lại.

Ví dụ 2: Sử dụng hàm MIN để lấy giá trị nhỏ nhất trong phạm vi bảng kèm với một số bất kỳ.

Bước 1:  Bạn cần nhập công thức hàm tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel là =MIN(B2:B8,0) ở ô cần xuất kết quả. Trong ví dụ dưới đây sẽ sử dụng ô B9.

Trong đó: B2:B8 là phạm vi bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất; và 0 là số bạn muốn so sánh giá trị nhỏ nhất với phạm vi trên (có nghĩa là nếu không có số nào nhỏ hơn 0 thì kết quả sẽ trả về là 0, còn nếu trong phạm vi có giá trị nhỏ hơn 0 thì ô sẽ trả về kết quả là giá trị đó)

Bước 2: Bấm Enter sẽ hiện kết quả.

Tại đây bạn sẽ thấy kết quả trả về là 0 bởi vì trong phạm vi không có số nào bị âm. Bạn có thể sử dụng cách này để so sánh các chuỗi dữ liệu với một số bất kỳ hoặc để tìm và lọc ra các giá trị không mong muốn.

Sử dụng hàm SMALL

Hàm SMALL là một hàm tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel thông dụng khác. Hàm được sử dụng để tìm và trả về giá trị nhỏ thứ K ở tập dữ liệu đã cho trước. Thao tác này sẽ giúp cho bạn tìm nhanh giá trị nhỏ mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức.

Cú pháp hàm hàm SMALL: =SMALL(array, k)

Trong đó:

• Array: Là khu vực chứa giá trị cần tìm.

• k: Là thứ hạng của giá trị được tính từ giá trị nhỏ nhất.

Lưu ý:

• Khi K < 1="" hoặc="" k=""> n: Nếu N là số liệu trong array, kết quả trả về sẽ là giá trị lỗi #NUM!

• Nếu k = n: Kết quả trả về giá trị lớn nhất.

• Nếu k = 1: Kết quả trả về là giá trị nhỏ nhất

Ví dụ: Bạn có bảng điểm Toán Lý Hóa của 5 học sinh. Tùy theo nhu cầu mà bạn có thể sử dụng hàm SMALL khác nhau.

Trường hợp 1: Bạn có thể tìm giá trị nhỏ đứng thứ 2 của môn Toán. 

Bước 1: Bạn cần nhập công thức =SMALL(C2:C6,2) vào ô tham chiếu. Trong ví dụ bên dưới ô tham chiếu sẽ là C8. Ta có:

Bước 2: Bạn nhấn Enter sẽ ra được kết quả là 5. 

Trường hợp 2: Tìm giá trị nhỏ nhất của môn Toán 

Bước 1: Bạn chọn ô tham chiếu, sau đó nhập công thức tìm giá trị nhỏ nhất trong Excel =SMALL(C2:C6,1) vào ô. Vì bạn đang tìm giá trị nhỏ nhất nên k sẽ là 1.

Bước 2: Bạn bấm Enter, kết quả sẽ trả về số điểm nhỏ nhất.

Tương tự, trong những trường hợp khác phức tạp hơn, tùy thuộc vào mục đích tra cứu của bạn thì bạn có thể thay số 1, số 2 thành những con số khác để tìm giá trị nhỏ nhất mong muốn.

Cách tìm giá trị nhỏ nhất có điều kiện trong Excel

Nếu như cần tìm giá trị nhỏ nhất có điều kiện trong Excel thì bạn có thể sử dụng hàm DMIN hoặc hàm MINIFS. Sau đây sẽ là hướng dẫn sử dụng 2 loại hàm này.

Sử dụng hàm DMIN nhiều điều kiện

Hàm DMIN là hàm tìm số nhỏ nhất trong Excel đi kèm với điều kiện. 

Cú pháp hàm DMIN theo Microsoft như sau: =DMIN(database, field, criteria).

Trong đó:

• Database: Danh sách chứa các dữ liệu liên quan, bao gồm các bản ghi, các cột dữ liệu. Hàng đầu tiên của danh sách phải có chứa nhãn cho mỗi cột.

• Field: Tên cột dữ liệu dùng trong hàm, có thể nhập vị trí, tên, hoặc thứ tự cột trong bảng.

• Criteria: Phạm vi ô chứa điều kiện, ô này phải chứa tiêu đề cột, chứa ít nhất một giá trị trong tiêu đề.

Hoặc như trong trường hợp của bản thân mình, mình đã từng tò mò xem lương thấp nhất của nhân viên tại công ty là bao nhiêu thì mình chỉ cần làm theo các bước sau đây.

Vì điều kiện là lương của các nhân viên, ta có công thức: =DMIN(A4:D9;D4;E2:F3)

Trong đó: 

• A4:D9: Là vùng cơ sở dữ liệu

• D4: Cột cần tìm giá trị nhỏ nhất

• E2:F3: Phạm vi điều kiện

Sau khi áp dụng công thức của hàm DMIN thì bạn sẽ tìm ra được mức lương thấp nhất của nhân viên ở phòng Kinh doanh nói riêng và của công ty nói chung- trong ví dụ dưới đây sẽ là 6,000,000.

Sử dụng hàm MINIFS

Hàm MINIFS sẽ trả về giá trị tối thiểu khi đã được xác định bởi các tiêu chí hoặc điều kiện cho trước.  Tuy nhiên tính năng này chỉ khả dụng trên Window hoặc máy Mac nếu bạn đã kích hoạt Office 2019, hoặc có đăng ký Microsoft 365.

Cú pháp: MINIFS(MIN_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...)

Trong đó:

• MIN_range (bắt buộc): Vùng dùng để xác định giá trị nhỏ nhất.

• criteria_range1 (bắt buộc): Những ô cần đánh giá theo tiêu chí

• criteria1 (bắt buộc): Ở dạng số, có thể là văn bản hoặc biểu thức.

• criteria_range2, criteria2, ...(tùy chọn): Phạm vi bổ sung để liên kết vào tiêu chí.

Ví dụ: Bạn có bảng giá trị sau và bạn đang muốn tìm giá trị nhỏ nhất của loại 1:

Bước 1: Từ bảng trên, ta có công thức sau: =MINIFS(A2:A7,B2:B7,”1”). Tuy nhiên trong quá trình nhập công thức, để tránh sai sót, bạn hãy cố định từng hàm. Khi cố định sẽ xuất hiện biểu tượng “$” như hình bên dưới:

Bước 2: Bạn nhấn Enter sẽ ra kết quả giá trị nhỏ nhất của loại 1, trong ví dụ dưới là 88.

Hoặc bạn cũng có thể áp dụng hàm MINIFS giống như trường hợp của Bill Jelen - còn được gọi là "Mr. Excel" (một chuyên gia hàng đầu về Microsoft Excel và đã viết rất nhiều sách về chủ đề này) để tìm giá trị min, max trong các điều kiện khác nhau.

Kết luận

Bài viết trên để giúp cho bạn biết được cách tìm giá trị nhỏ nhất có điều kiện trong Excel. Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm các công thức hữu ích trong Excel thì hãy đón đọc bài viết mới nhất của Thủ Thuật Số nhé!